Microsoft 365 Business Standard: Bao gồm ứng dụng Office trên PC

Với Microsoft 365 Business Standard, các doanh nghiệp có thể quản lý công việc hiệu quả, cộng tác liền mạch và bảo vệ dữ liệu an toàn trên mọi thiết bị. Gói dịch vụ này được thiết kế đặc biệt cho các tổ chức có quy mô tối đa 300 người dùng, cung cấp một nền tảng vững chắc để phát triển và mở rộng kinh doanh. Bài viết này sẽ đi sâu vào những tính năng nổi bật, lợi ích vượt trội và lý do tại sao Microsoft 365 Business Standard là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm sự chuyên nghiệp và hiệu quả.

Microsoft 365 Business Standard là gì?

Microsoft 365 Business Standard là gói dịch vụ văn phòng đám mây thuộc bộ Microsoft 365, được thiết kế cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, mang lại đầy đủ công cụ làm việc chuyên nghiệp hơn so với gói Business Basic. Nếu Business Basic tập trung vào email và các ứng dụng trực tuyến, thì Business Standard bổ sung thêm bộ Office bản cài đặt trên PC/Mac, giúp nhân viên vừa có thể làm việc online vừa có thể làm việc offline một cách linh hoạt.

Các tính năng cốt lõi của Microsoft 365 Business Standard

Microsoft 365 Business Standard là sự kết hợp hoàn hảo giữa các ứng dụng Office trên máy tính và các dịch vụ đám mây mạnh mẽ. Dưới đây là những tính năng chính tạo nên sức mạnh của gói dịch vụ này.

1. Bộ ứng dụng Office trên máy tính (Desktop Apps)

Đây là điểm khác biệt lớn nhất giữa Business Standard và các gói cơ bản khác. Người dùng sẽ được sử dụng các phiên bản đầy đủ của:

• Word: Tạo và chỉnh sửa văn bản chuyên nghiệp.
• Excel: Phân tích dữ liệu phức tạp, tạo biểu đồ và báo cáo.
• PowerPoint: Thiết kế các bài thuyết trình ấn tượng.
• Outlook: Quản lý email, lịch, danh bạ và tác vụ một cách hiệu quả.
• Publisher (chỉ dành cho PC): Tạo các ấn phẩm chuyên nghiệp như tờ rơi, brochure.
• Access (chỉ dành cho PC): Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu.

Các ứng dụng này có thể cài đặt trên tối đa 5 PC/Mac, 5 máy tính bảng và 5 điện thoại thông minh cho mỗi người dùng, giúp làm việc linh hoạt ở mọi nơi, mọi lúc.

2. Dịch vụ Email doanh nghiệp với tên miền riêng (Exchange Online)

Một trong những yếu tố quan trọng nhất để xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp là sử dụng email với tên miền riêng (ví dụ: ten@congtycuaban.com). Microsoft 365 Business Standard cung cấp:

• Hộp thư 50 GB: Dung lượng lớn đủ để lưu trữ hàng ngàn email.
• Tên miền email tùy chỉnh: Giúp tăng độ tin cậy và nhận diện thương hiệu.
• Lịch và danh bạ dùng chung: Dễ dàng sắp xếp cuộc họp, chia sẻ lịch làm việc trong nội bộ.
• Bộ lọc thư rác và chống phần mềm độc hại: Bảo vệ hộp thư khỏi các mối đe dọa an ninh mạng.

3. Cộng tác và giao tiếp hiệu quả với Microsoft Teams

Microsoft Teams là trung tâm làm việc nhóm, nơi mọi người có thể kết nối, trò chuyện, họp và cộng tác trên cùng một nền tảng.

• Trò chuyện: Gửi tin nhắn tức thời, tạo nhóm trò chuyện cho các dự án cụ thể.
• Họp trực tuyến: Tổ chức các cuộc họp video chất lượng cao với tối đa 300 người tham dự, chia sẻ màn hình, ghi lại cuộc họp.
• Hội thảo trực tuyến (Webinars): Tạo và quản lý các hội thảo với tính năng đăng ký và báo cáo chi tiết.
• Điện thoại (VoIP): Gọi điện thoại nội bộ và bên ngoài (yêu cầu thêm giấy phép).

4. Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trên đám mây với OneDrive và SharePoint

• OneDrive for Business: Mỗi người dùng được cung cấp 1 TB dung lượng lưu trữ trên đám mây. Bạn có thể lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp từ bất kỳ thiết bị nào, đồng thời đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị để làm việc offline.
• SharePoint: Tạo các trang web nhóm để chia sẻ thông tin, tệp và tài nguyên một cách an toàn và có tổ chức. SharePoint giúp quản lý dự án, tài liệu và quy trình làm việc hiệu quả hơn.

5. Các ứng dụng và công cụ kinh doanh khác

Ngoài các ứng dụng cốt lõi, Microsoft 365 Business Standard còn cung cấp nhiều công cụ hữu ích khác để tối ưu hóa quy trình làm việc:

• Microsoft Bookings: Giúp khách hàng dễ dàng đặt lịch hẹn với doanh nghiệp của bạn.
• Microsoft Planner: Quản lý các nhiệm vụ và dự án theo nhóm.
• Microsoft Forms: Tạo khảo sát, câu hỏi và biểu mẫu trực tuyến.
• Clipchamp: Chỉnh sửa video cơ bản.
• Microsoft Loop: Không gian làm việc cộng tác, nơi mọi người có thể cùng sáng tạo nội dung theo thời gian thực.

Lợi ích vượt trội của Microsoft 365 Business Standard

Việc đầu tư vào Microsoft 365 Business Standard mang lại nhiều lợi ích chiến lược cho doanh nghiệp, giúp tăng trưởng và cạnh tranh hiệu quả.

1. Tăng cường hiệu suất và năng suất làm việc

Với bộ ứng dụng Office mạnh mẽ trên máy tính, người dùng có thể làm việc hiệu quả ngay cả khi không có kết nối internet. Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu tức thì giúp mọi người luôn có phiên bản tài liệu mới nhất. Các công cụ cộng tác như Teams và SharePoint giúp rút ngắn thời gian giao tiếp, loại bỏ các email nội bộ không cần thiết và tập trung vào công việc chính.

2. Cải thiện sự linh hoạt và di động

Trong kỷ nguyên làm việc từ xa, Microsoft 365 Business Standard cho phép nhân viên làm việc từ bất cứ đâu, trên bất kỳ thiết bị nào. Ứng dụng di động của Word, Excel, PowerPoint và Outlook cho phép người dùng truy cập và chỉnh sửa tài liệu ngay trên điện thoại hoặc máy tính bảng, đảm bảo công việc không bị gián đoạn.

3. Bảo mật và quản lý dữ liệu an toàn

Microsoft 365 Business Standard được xây dựng trên nền tảng đám mây an toàn của Microsoft, với các tính năng bảo mật tích hợp như:

• Bảo vệ dữ liệu: Mã hóa email và tệp tin.
• Quản lý danh tính và quyền truy cập: Quản lý người dùng và cấp quyền truy cập phù hợp.
• Bảo vệ khỏi các mối đe dọa: Lọc thư rác và phần mềm độc hại.

Mặc dù Business Standard không có các tính năng bảo mật nâng cao như Business Premium, nhưng nó vẫn cung cấp một lớp bảo vệ cơ bản và vững chắc, phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

4. Tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa ngân sách IT

Thay vì phải đầu tư vào các phần mềm Office vĩnh viễn và các máy chủ email riêng, Business Standard cung cấp một mô hình thuê bao linh hoạt theo tháng hoặc năm. Doanh nghiệp chỉ trả tiền cho số lượng người dùng thực tế và dễ dàng thêm hoặc bớt người dùng khi cần. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí IT, giảm gánh nặng quản lý và bảo trì.

5. Cập nhật và hỗ trợ liên tục

Microsoft 365 Business Standard được cập nhật liên tục với các tính năng và bản vá bảo mật mới nhất. Doanh nghiệp không cần phải lo lắng về việc nâng cấp phần mềm hay các lỗ hổng bảo mật. Ngoài ra, Microsoft còn cung cấp dịch vụ hỗ trợ 24/7 qua điện thoại và web, giúp giải quyết các vấn đề kỹ thuật một cách nhanh chóng.

Bảng giá Microsoft 365 Business Standard license

Microsoft 365 Business Standard có giá khoảng 12$/ user/ tháng. Theo công bố chính thức từ Microsoft, doanh nghiệp tại Việt Nam có thể lựa chọn hai hình thức thanh toán khác nhau. Nếu thanh toán theo tháng, chi phí là 12 USD cho mỗi người dùng, tương đương khoảng 306.000 VNĐ. Trong trường hợp cam kết thanh toán cả năm, mức phí giảm xuống còn 10 USD/người dùng/tháng, tức khoảng 120 USD/năm (tương đương 3.060.000 VNĐ). Cần lưu ý rằng các mức giá trên chưa bao gồm thuế và có thể thay đổi tùy thuộc vào tỷ giá tại thời điểm mua.

Tải xuống file báo giá Microsoft 365 Business Standard

So sánh giá Microsoft 365 Business Basic, Standard và Premium

👉 Với bảng so sánh này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng lựa chọn gói phù hợp. Nếu cần chỉ dùng email doanh nghiệp và các công cụ online thì chọn Business Basic. Nếu muốn đầy đủ bộ Office để cài đặt và làm việc offline thì nên chọn Business Standard. Còn nếu cần thêm các tính năng bảo mật nâng cao, quản lý thiết bị và dữ liệu thì Business Premium là giải pháp toàn diện.

Kết luận:

• Business Basic: Phù hợp với doanh nghiệp chủ yếu làm việc online và cần email doanh nghiệp.
• Apps for Business: Phù hợp với doanh nghiệp chỉ cần bộ Office trên máy tính và lưu trữ đám mây, không cần email doanh nghiệp.
• Business Standard: Lựa chọn tốt nhất cho hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, cung cấp sự cân bằng hoàn hảo giữa bộ Office đầy đủ, email doanh nghiệp và các công cụ cộng tác.
• Business Premium: Phù hợp với các doanh nghiệp cần bảo mật và quản lý thiết bị ở mức độ cao nhất.

Hướng dẫn triển khai và sử dụng Microsoft 365 Business Standard

Việc triển khai Microsoft 365 Business Standard tương đối đơn giản, nhưng để đạt hiệu quả tối đa, bạn nên thực hiện theo các bước sau:

1. Chuẩn bị

• Xác định nhu cầu: Liệt kê số lượng người dùng, các ứng dụng cần thiết và mục tiêu kinh doanh.
• Mua giấy phép: Mua giấy phép từ Microsoft hoặc các đối tác ủy quyền tại Việt Nam.
• Tên miền: Chuẩn bị tên miền doanh nghiệp để sử dụng cho email.

2. Cài đặt và cấu hình

• Tạo tài khoản người dùng: Thêm từng nhân viên vào hệ thống và gán giấy phép.
• Cấu hình tên miền: Cập nhật bản ghi DNS để kết nối tên miền với Microsoft 365.
• Cài đặt ứng dụng: Hướng dẫn nhân viên cài đặt các ứng dụng Office trên máy tính và điện thoại.

3. Đào tạo và hỗ trợ

• Tổ chức buổi đào tạo: Giới thiệu về các tính năng cơ bản của Outlook, Teams, OneDrive và SharePoint.
• Tài liệu hướng dẫn: Cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết.
• Phổ biến quy trình: Thiết lập các quy tắc làm việc trên nền tảng mới, ví dụ: sử dụng Teams cho giao tiếp nội bộ thay vì email.

Kết luận

Microsoft 365 Business Standard không chỉ là một bộ công cụ văn phòng, mà là một nền tảng làm việc toàn diện, giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu hóa hiệu suất, tăng cường cộng tác và bảo vệ dữ liệu. Với sự kết hợp giữa các ứng dụng Office quen thuộc trên máy tính và các dịch vụ đám mây mạnh mẽ, Business Standard mang đến sự linh hoạt, hiệu quả và chuyên nghiệp mà mọi doanh nghiệp đều mong muốn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để nâng cấp quy trình làm việc, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tạo đà phát triển bền vững, Microsoft 365 Business Standard chính là câu trả lời. Hãy liên hệ với các đối tác của Microsoft để được tư vấn và trải nghiệm gói dịch vụ này ngay hôm nay.