OneDrive và SharePoint là hai công cụ lưu trữ và chia sẻ dữ liệu mạnh mẽ trong Microsoft 365. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ các hạn chế và giới hạn của từng dịch vụ.
1. Hạn chế dung lượng lưu trữ
OneDrive
-
Mỗi người dùng thường có 1TB dung lượng lưu trữ cá nhân (tùy gói Microsoft 365, có thể mở rộng).
-
Tập tin không vượt quá 250GB khi tải lên OneDrive hoặc SharePoint.
SharePoint
-
Mỗi site SharePoint Online có dung lượng lưu trữ cơ bản là 1TB + 10GB cho mỗi người dùng trả phí.
-
Tổng dung lượng lưu trữ của tổ chức phụ thuộc vào số lượng người dùng và gói dịch vụ.
2. Hạn chế về số lượng tệp và thư mục
-
Trong OneDrive, có thể lưu trữ tối đa 30 triệu tệp.
-
Trong SharePoint, mỗi thư viện tài liệu hỗ trợ tối đa 30 triệu tệp.
-
Đường dẫn tệp không được vượt quá 400 ký tự, bao gồm tên thư mục và tên tệp.
3. Hạn chế về đồng bộ hóa và tải lên
-
OneDrive Sync Client:
-
Không hỗ trợ đồng bộ tệp có ký tự đặc biệt: ~ ” # % & * : < > ? / \ { | } .
-
Không đồng bộ thư mục hệ thống như Desktop, Documents nếu chưa cấp quyền.
-
-
Tốc độ tải lên: Tùy thuộc vào băng thông, nhưng tối đa khoảng 250GB/tệp.
4. Giới hạn chia sẻ và quyền truy cập
-
OneDrive:
-
Người dùng có thể chia sẻ với tối đa 500 người cho một tệp hoặc thư mục.
-
Chia sẻ liên kết công khai hoặc với bên ngoài cần bật cài đặt trong admin.
-
-
SharePoint:
-
Mỗi site có thể chứa tối đa 2 triệu nhóm quyền.
-
Chia sẻ bên ngoài bị giới hạn nếu tổ chức bật chính sách bảo mật.
-
5. Hạn chế về bảo mật và tuân thủ
-
Không thể bật các tính năng bảo mật nâng cao trên từng tệp riêng lẻ nếu không có giấy phép tương ứng (ví dụ: Microsoft 365 E5).
-
Một số tính năng như Information Protection, DLP chỉ có thể áp dụng ở cấp site hoặc tenant.
6. Những lưu ý khi sử dụng OneDrive và SharePoint
-
Sử dụng thư viện SharePoint cho dữ liệu dùng chung của nhóm, tránh lưu trữ toàn bộ dữ liệu cá nhân trên site chung.
-
Kiểm soát quyền truy cập để tránh tình trạng quá tải quyền hoặc chia sẻ không kiểm soát.
-
Sử dụng Teams + SharePoint để quản lý tài liệu nhóm, tránh tạo quá nhiều thư mục con dẫn đến đường dẫn vượt 400 ký tự.
-
Thường xuyên kiểm tra dung lượng để tránh vượt hạn mức lưu trữ.
7. Kết luận
Hiểu rõ các hạn chế và giới hạn của OneDrive và SharePoint giúp doanh nghiệp:
-
Quản lý lưu trữ dữ liệu hiệu quả.
-
Tối ưu hóa quyền truy cập và bảo mật.
-
Tránh sự cố khi đồng bộ và chia sẻ tệp lớn.
Nếu bạn cần tư vấn cách triển khai OneDrive và SharePoint hiệu quả, hoặc muốn tối ưu hóa môi trường Microsoft 365, hãy liên hệ Adtimin, đối tác uy tín cung cấp và triển khai giải pháp Microsoft 365 tại Việt Nam.
-
📞 Hotline: 0918.437.227 | 0917.457.337
-
🌐 Website: www.adtimin.vn
Nếu muốn, tôi có thể viết thêm bản mở rộng ~2000 từ, kết hợp hình ảnh minh họa, mẹo quản lý và bảng so sánh hạn chế OneDrive vs SharePoint để bạn có thể dùng đăng web chuẩn SEO luôn.
Bạn có muốn tôi làm phiên bản mở rộng đó không?
