Ngày nay, khi khách hàng muốn liên hệ với một công ty, thứ họ nhìn thấy đầu tiên thường là địa chỉ email. Một địa chỉ như hotro@congty.vn hay info@congty.com sẽ tạo cảm giác tin cậy và chuyên nghiệp hơn rất nhiều so với một email cá nhân kiểu abc123@gmail.com. Thực tế, rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng, thậm chí cả freelancer cũng muốn sở hữu một email theo tên miền riêng (.vn, .com…) nhưng lại chưa biết cách đặt sao cho hợp lý. Nếu chọn sai, email có thể trở nên rườm rà, khó nhớ hoặc thiếu sự uy tín. Trong bài viết này, Adtimin sẽ chia sẻ chi tiết cách đặt tên email cho doanh nghiệp, kèm theo những lưu ý và gợi ý thực tế, để bạn có thể tạo ra hệ thống email chuyên nghiệp và dễ sử dụng.
Email doanh nghiệp khác gì Gmail cá nhân?
Rất nhiều người nghĩ rằng chỉ cần một tài khoản Gmail miễn phí là đủ để làm việc. Tuy nhiên, hãy thử hình dung bạn là khách hàng nhận được email từ hai địa chỉ khác nhau: một là nguyenvana@gmail.com và một là nguyenvana@tencongty.vn. Địa chỉ nào khiến bạn tin tưởng hơn?
Email doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là một công cụ gửi – nhận thư, mà còn là bộ mặt thương hiệu. Nó gắn liền với tên miền website của công ty (.vn, .com, .net…), tạo nên sự đồng bộ và chuyên nghiệp. Ngược lại, Gmail cá nhân thường gắn liền với sự riêng tư, thiếu sự đại diện cho tập thể.
Chính vì vậy, việc đặt tên email doanh nghiệp không thể tùy tiện như cách nhiều người đặt Gmail cá nhân. Nó cần sự rõ ràng, nhất quán và có định hướng dài hạn.
Những nguyên tắc cơ bản khi đặt tên email doanh nghiệp
Khi bắt đầu xây dựng hệ thống email công ty, nhiều người thường lúng túng không biết chọn theo phong cách nào. Có doanh nghiệp thì dùng tên nhân viên, có nơi thì dùng tên phòng ban, có công ty lại thích dùng chung một địa chỉ tổng hợp. Thực tế, không có một quy tắc cứng nhắc, nhưng có vài nguyên tắc quan trọng bạn nên tuân theo:
Thứ nhất, email phải dễ nhớ và dễ gõ. Một địa chỉ email quá dài dòng sẽ khiến khách hàng khó ghi nhớ và dễ gõ sai. Ví dụ: nguyenvana.phongkinhdoanh@tencongty.com sẽ rắc rối hơn rất nhiều so với vana@tencongty.com.
Thứ hai, email cần thể hiện rõ danh tính hoặc chức năng. Nếu đó là email cá nhân cho nhân viên, bạn có thể đặt theo tên, ví dụ nam@tencongty.vn. Nếu đó là email phòng ban, nên đặt theo chức năng như sales@tencongty.vn hoặc support@tencongty.vn.
Thứ ba, hãy giữ sự nhất quán trong toàn công ty. Nếu bạn đặt email nhân viên đầu tiên theo dạng ten.ho@tencongty.com thì nên áp dụng cho tất cả nhân viên, thay vì mỗi người một kiểu.
Những lỗi thường gặp khi đặt tên email công ty
Một sai lầm phổ biến là dùng biệt danh hoặc ký tự đặc biệt trong email. Ví dụ, một số nhân viên thích đặt email theo nickname như caheo@tencongty.vn. Dù dễ thương, nhưng điều này làm mất đi tính chuyên nghiệp và khiến đối tác khó hiểu.
Lỗi thứ hai là trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn. Nếu trong công ty có hai người cùng tên, việc đặt email nam@tencongty.vn và nam2@tencongty.vn sẽ khiến cả hai đều thiếu sự chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, bạn nên thêm họ hoặc chữ cái viết tắt, ví dụ nam.nguyen@tencongty.vn.
Một lỗi khác nữa là đặt email quá dài. Nhiều công ty nhỏ vì muốn đầy đủ thông tin nên viết nguyên cả họ tên, chức vụ, phòng ban vào email. Nhưng khách hàng sẽ không nhớ nổi, và điều này đi ngược lại nguyên tắc đơn giản – dễ nhớ.
Gợi ý cách đặt tên email cho từng loại hình doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp nhỏ, việc đặt tên email có thể ưu tiên tính đơn giản. Ví dụ: tennhanvien@tencongty.com hoặc info@tencongty.com để dùng chung.
Với công ty lớn, thường sẽ chia email theo hệ thống phòng ban. Chẳng hạn, bộ phận kinh doanh sẽ có sales@tencongty.vn, chăm sóc khách hàng là support@tencongty.vn, tuyển dụng là hr@tencongty.vn.
Trong trường hợp công ty muốn vừa có email cá nhân cho nhân viên, vừa có email chung, bạn có thể kết hợp: nhân viên theo dạng ho.ten@tencongty.vn, phòng ban theo dạng tenphongban@tencongty.vn.
Một số công ty hướng đến thị trường quốc tế thường ưu tiên email ngắn gọn bằng tiếng Anh, chẳng hạn thay vì kinhdoanh@tencongty.vn thì họ dùng sales@tencongty.vn.
Kết hợp tên miền .vn, .com để tăng uy tín
Khi chọn email doanh nghiệp, bạn cũng cần chú ý đến phần tên miền phía sau. Ở Việt Nam, đuôi .vn thường mang lại cảm giác uy tín, gắn liền với thị trường trong nước. Ngược lại, đuôi .com thì quen thuộc và dễ nhớ với khách hàng quốc tế.
Nhiều doanh nghiệp lớn thường đăng ký cả hai tên miền để bảo vệ thương hiệu, sau đó chọn một trong hai để dùng làm email chính. Ví dụ, một công ty có thể dùng support@congty.vn trong nước, nhưng với đối tác nước ngoài, họ dùng support@congty.com.
Điều này không chỉ giúp thương hiệu chuyên nghiệp hơn, mà còn hạn chế rủi ro bị người khác đăng ký mất tên miền.
Nên chọn Google Workspace hay Outlook để quản lý email?
Khi đã có tên miền riêng, bước tiếp theo là chọn nền tảng quản lý email. Phổ biến nhất hiện nay có hai lựa chọn: Google Workspace (Gmail doanh nghiệp) và Microsoft Outlook (Microsoft 365).
Google Workspace được nhiều doanh nghiệp Việt Nam ưa chuộng nhờ giao diện quen thuộc, dễ sử dụng. Outlook thì mạnh ở khả năng đồng bộ với bộ công cụ văn phòng Microsoft, phù hợp với các công ty đã quen dùng Word, Excel, PowerPoint.
Dù chọn dịch vụ nào, điều quan trọng là bạn sẽ có một hệ thống email ổn định, bảo mật và chuyên nghiệp, thay vì phụ thuộc vào Gmail cá nhân miễn phí.
Lời khuyên từ Adtimin
Đặt tên email doanh nghiệp là bước nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng thương hiệu. Hãy luôn nhớ: ngắn gọn – dễ nhớ – nhất quán – chuyên nghiệp. Một địa chỉ email chuẩn không chỉ giúp khách hàng tin tưởng hơn mà còn tạo nên sự thuận tiện khi quản lý.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn chưa biết nên đặt thế nào, hay lo lắng về việc cài đặt, đừng lo. Adtimin có thể hỗ trợ bạn từ khâu đăng ký tên miền .vn hoặc .com, đến việc tạo hệ thống email doanh nghiệp trên Google Workspace hoặc Outlook, đảm bảo nhanh chóng và an toàn.
Kết luận
Một email doanh nghiệp không chỉ là phương tiện giao tiếp, mà còn là bộ nhận diện thương hiệu số. Chỉ cần vài sai lầm nhỏ trong cách đặt tên cũng có thể ảnh hưởng đến hình ảnh công ty. Ngược lại, nếu làm tốt, bạn sẽ sở hữu một hệ thống email gọn gàng, dễ nhớ, thể hiện sự chuyên nghiệp.
Hãy để Adtimin đồng hành cùng bạn trong quá trình xây dựng thương hiệu qua email. Liên hệ ngay hotline 0918.437.227 – 0917.457.337 hoặc truy cập website www.adtimin.vn để được tư vấn miễn phí.
