Trong thời đại số hóa và làm việc từ xa, Microsoft Teams đã trở thành công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp. Microsoft Teams là nền tảng họp trực tuyến, chat nhóm, quản lý dự án và chia sẻ tài liệu tích hợp đầy đủ trong Microsoft 365, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình nội bộ.
Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về Microsoft Teams, từ tính năng, lợi ích, cách sử dụng, đến bảng giá và mẹo triển khai cho doanh nghiệp.
1. Microsoft Teams là gì?
Microsoft Teams là ứng dụng cộng tác nhóm trong Microsoft 365, cho phép:
-
Họp trực tuyến và hội thảo video chất lượng cao.
-
Chat nhóm và trò chuyện cá nhân.
-
Chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu thời gian thực.
-
Tích hợp với các ứng dụng Office như Word, Excel, PowerPoint, OneNote và SharePoint.
Với Teams, mọi thành viên trong tổ chức có thể làm việc tập trung trong một nền tảng duy nhất, từ việc trao đổi thông tin, theo dõi dự án đến lưu trữ tài liệu.
2. Các tính năng chính của Microsoft Teams
a. Họp trực tuyến và hội thảo
-
Hỗ trợ họp trực tuyến với video HD, chia sẻ màn hình, ghi âm và lưu trữ cuộc họp.
-
Có thể lên lịch họp trực tiếp từ Outlook hoặc Teams.
-
Tích hợp chức năng chat trong cuộc họp, biểu quyết, bảng trắng (Whiteboard) và các plugin bổ trợ.
b. Chat nhóm và nhắn tin cá nhân
-
Tạo các kênh (Channel) theo phòng ban, dự án hoặc nhóm làm việc.
-
Chat nhóm hoặc nhắn tin trực tiếp với đồng nghiệp.
-
Tìm kiếm và lưu trữ lịch sử chat, dễ dàng theo dõi thông tin.
c. Quản lý và chia sẻ tài liệu
-
Chia sẻ file trực tiếp trong chat hoặc kênh nhóm.
-
Hỗ trợ chỉnh sửa đồng thời với Office Online hoặc Office Desktop.
-
Lưu trữ dữ liệu trên SharePoint và đồng bộ với OneDrive.
d. Quản lý dự án và tích hợp ứng dụng
-
Tích hợp với Planner và To Do để quản lý nhiệm vụ.
-
Kết nối với hơn 700 ứng dụng bên ngoài như Trello, GitHub, Asana.
-
Tạo báo cáo, bảng tiến độ và thông báo tự động cho nhóm.
e. Bảo mật và tuân thủ
-
Dữ liệu được mã hóa trong khi truyền tải và lưu trữ.
-
Hỗ trợ xác thực đa yếu tố, quyền truy cập linh hoạt và kiểm soát chính sách bảo mật.
-
Tuân thủ các tiêu chuẩn GDPR, HIPAA và ISO/IEC 27001.
3. Lợi ích khi sử dụng Microsoft Teams
a. Nâng cao hiệu suất làm việc
-
Giúp giảm thiểu việc gửi email nội bộ.
-
Nhân viên có thể trao đổi thông tin, tài liệu và tiến độ dự án trực tiếp trên Teams.
-
Cộng tác thời gian thực giúp rút ngắn quy trình phê duyệt và ra quyết định.
b. Linh hoạt và làm việc từ xa
-
Họp trực tuyến từ bất kỳ đâu với máy tính, tablet hoặc điện thoại.
-
Đồng bộ dữ liệu giữa các thiết bị, đảm bảo làm việc liên tục.
c. Tiết kiệm chi phí
-
Giảm chi phí di chuyển cho các cuộc họp.
-
Giảm chi phí triển khai nhiều phần mềm khác nhau vì Teams tích hợp nhiều tính năng trong một nền tảng.
d. Tích hợp liền mạch với Microsoft 365
-
Tích hợp sẵn Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint, Planner.
-
Quản lý dữ liệu và tài liệu tập trung, bảo mật và dễ dàng truy cập.
e. Hỗ trợ quản lý doanh nghiệp
-
Quản lý người dùng, quyền truy cập và nhóm dễ dàng.
-
Tích hợp báo cáo, phân quyền và chính sách bảo mật.
4. Cách sử dụng Microsoft Teams
a. Tạo kênh và nhóm làm việc
-
Truy cập Teams → Chọn Teams → Tạo nhóm mới.
-
Chọn Private hoặc Public tùy nhu cầu.
-
Tạo kênh theo dự án hoặc phòng ban.
b. Chat và nhắn tin
-
Chọn nhóm hoặc người cần nhắn → nhập tin nhắn → gửi.
-
Gắn thẻ @ để thông báo người cần chú ý.
-
Đính kèm file từ máy hoặc OneDrive.
c. Họp trực tuyến
-
Chọn Meet → Lên lịch hoặc Meet Now để họp ngay.
-
Chia sẻ màn hình, bảng trắng, ghi âm cuộc họp.
-
Ghi chú và tự động lưu vào kênh hoặc OneDrive.
d. Chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu
-
Upload file vào kênh hoặc chat nhóm.
-
Chọn Open in Teams hoặc Open in Office Online/Desktop để chỉnh sửa.
-
Đồng thời chỉnh sửa với nhiều người dùng.
e. Tích hợp ứng dụng bổ trợ
-
Truy cập Apps → chọn ứng dụng cần tích hợp.
-
Tích hợp Planner, Trello, GitHub, Asana… để quản lý dự án.
5. Bảng giá Microsoft Teams 2025
| Gói dịch vụ | Giá/Người dùng/Tháng | Tính năng chính |
|---|---|---|
| Microsoft Teams miễn phí | 0 | Chat, họp cơ bản, chia sẻ file lên đến 2GB |
| Microsoft 365 Business Basic | $6 | Họp online 300 người, Office Online, 1TB OneDrive |
| Microsoft 365 Business Standard | $12.50 | Tích hợp Office Desktop, Teams, SharePoint, OneDrive |
| Microsoft 365 Business Premium | $22 | Teams, Office Desktop & Online, bảo mật nâng cao, quản lý thiết bị |
Lưu ý: Giá có thể thay đổi theo khu vực và nhà cung cấp. Adtimin cung cấp tư vấn và triển khai Microsoft Teams tại Việt Nam với chi phí minh bạch.
6. Mẹo sử dụng Microsoft Teams hiệu quả
-
Tạo kênh chuyên biệt: Giúp phân nhóm dự án, phòng ban, tránh lộn xộn.
-
Sử dụng @mentions: Thông báo đúng người cần chú ý trong chat hoặc kênh.
-
Đặt lịch họp định kỳ: Tận dụng tính năng lịch Outlook tích hợp.
-
Sử dụng Planner và To Do: Quản lý công việc, gán nhiệm vụ, theo dõi tiến độ.
-
Tận dụng OneDrive và SharePoint: Lưu trữ tập trung, dễ tìm kiếm, đồng bộ mọi thiết bị.
7. So sánh Microsoft Teams với Zoom và Google Meet
| Tính năng | Microsoft Teams | Zoom | Google Meet |
|---|---|---|---|
| Họp video | ✅ | ✅ | ✅ |
| Chat nhóm | ✅ | ❌ | ✅ |
| Chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu | ✅ | ❌ | ✅ |
| Tích hợp Office/Google Workspace | ✅ | ❌ | ✅ |
| Bảo mật & tuân thủ | Cao | Trung bình | Trung bình |
Nhận xét: Microsoft Teams thích hợp với doanh nghiệp muốn cộng tác nhóm toàn diện, tích hợp Office, bảo mật cao.
8. Kết luận
Microsoft Teams là giải pháp họp trực tuyến và cộng tác nhóm toàn diện trong Microsoft 365, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Từ chat nhóm, họp video, quản lý dự án đến chia sẻ tài liệu, Teams giúp nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí và làm việc từ xa hiệu quả.
Đăng ký và triển khai Microsoft Teams tại Adtimin để nhận hỗ trợ cài đặt, đào tạo nhân viên và tư vấn gói dịch vụ phù hợp:
-
📞 Hotline: 0918.437.227 | 0917.457.337
-
🌐 Website: www.adtimin.vn
