1) SharePoint là gì? Dùng khi nào?

SharePoint Online (thuộc Microsoft 365) là nền tảng cộng tác và quản lý nội dung doanh nghiệp: tạo site (trang nhóm, intranet), thư viện tài liệu, danh sách (lists), trang tin tức, tìm kiếm, quy trình phê duyệt, bảo mật & tuân thủ.

Team site: gắn với Microsoft 365 Group/Teams, phục vụ cộng tác hàng ngày.
Communication site: truyền thông nội bộ, intranet, thông báo công ty.
Hub site: “xương sống” kết nối nhiều site theo cùng chủ đề/phòng ban.

OneDrive vs SharePoint

OneDrive: kho cá nhân, chia sẻ 1-1, dữ liệu thuộc cá nhân.
SharePoint: kho của nhóm/tổ chức, dữ liệu thuộc site (phòng ban/dự án).

Teams tích hợp SharePoint: mỗi kênh (channel) trong Teams tương ứng một thư mục trong thư viện Documents của site SharePoint gắn với team đó.

2) Kiến trúc thông tin & chiến lược site (rất quan trọng)

Trước khi tạo site, hãy chốt:

Mô hình Hub & Spoke
- Tạo Hub site cho từng mảng: Công ty (intranet), Tài chính, Nhân sự, CNTT, Dự án.
- Các Team/Communication site associate vào hub tương ứng để kế thừa điều hướng, thương hiệu, tìm kiếm.
Template site
- Team site cho nhóm làm việc.
- Communication site cho cổng thông tin/phòng ban.
Quy ước đặt tên & URL (ngắn gọn, có quy tắc): https://tenant.sharepoint.com/sites/Finance-AP.
Quy hoạch nội dung
- Dùng metadata (cột, term, nhãn) thay vì lạm dụng thư mục lồng nhiều tầng.
- Định nghĩa content types (Hợp đồng, Đề nghị thanh toán, Quy trình…) và thuộc tính bắt buộc.
Bảo mật & tuân thủ
- Sensitivity labels cho site (Nội bộ/Tối mật/Giới hạn…);
- Retention (giữ/xóa theo chính sách);
- Chia sẻ bên ngoài: bật ở mức tenant → site → thư viện → thư mục/tệp.

3) Bắt đầu nhanh: Tạo site đúng cách

3.1 Tạo Team site (cộng tác)

Vào SharePoint start page → Create site → Team site.
Đặt tên, chọn Privacy (Private – chỉ thành viên; Public – toàn tổ chức).
Thêm Owners, Members (tối thiểu 2 Owner).
(Tuỳ chọn) Liên kết với Hub (Associate with a hub).
Tạo xong → vào Site permissions để xác nhận nhóm: Owners/Members/Visitors.

3.2 Tạo Communication site (intranet)

Create site → Communication site.
Chọn layout (Topic/Showcase/Blank).
Associate với Hub Intranet (nếu có).
Thiết lập navigation (mega menu), identity (logo, theme).

3.3 Quy tắc vàng quyền truy cập

Owners: toàn quyền quản trị site.
Members: chỉnh sửa nội dung.
Visitors: chỉ xem.
Dùng Microsoft 365 Group hoặc Azure AD/Entra ID group để cấp quyền, hạn chế cấp quyền trực tiếp theo tài khoản lẻ.

4) Quản lý tài liệu chuyên nghiệp

4.1 Thư viện tài liệu (Document library)

Mặc định site có thư viện Documents; bạn có thể tạo thêm thư viện theo chức năng (VD: Policies, Contracts, Designs).
Bật Versioning (mặc định có): lưu lịch sử sửa đổi; đặt content approval nếu cần phê duyệt trước khi xuất bản.
Sử dụng các cột (choice, date, person, lookup…) để gắn metadata.

4.2 Thư mục vs Metadata

Ít thư mục – nhiều metadata → dễ lọc, tìm kiếm, báo cáo.
Tạo Views (công khai hoặc cá nhân): lọc theo Trạng thái/Loại tài liệu/Phòng ban…

4.3 Đồng bộ & làm việc offline

Dùng OneDrive Sync để đồng bộ thư viện/thu mục xuống máy → soạn thảo offline → tự đồng bộ lại khi có mạng.
Co-authoring: nhiều người cùng mở và chỉnh Word/Excel/PowerPoint trực tiếp.

4.4 Check-in/Check-out & Major/Minor

Check-out: khóa tệp khi cần chỉnh riêng không muốn người khác đồng chỉnh.
Major/Minor (Draft): bật khi cần vòng đời bản nháp → phê duyệt → xuất bản.

4.5 Mẹo hay

Pinned documents: ghim tài liệu quan trọng lên đầu thư viện.
Quick Edit (Grid view): nhập liệu hàng loạt như Excel.
Rules: tạo quy tắc đơn giản (khi cột X = “Approved” → gửi thông báo).

5) Danh sách (Lists) – dữ liệu có cấu trúc

5.1 Tạo & thiết kế List

New → List → từ Blank/Template (Issue tracker, Asset manager, Employee onboarding…).
Thêm cột: Single line, Choice, Number, Currency, Date, Person/Group, Yes/No, Lookup, Calculated, Location, Hyperlink, Attachments…
Tạo Views: dạng List, Compact list, Gallery, Calendar (hiển thị theo ngày), Gantt-like (dùng formatting).

5.2 Quy tắc tự động (Rules) & Power Automate

Rules cho việc nhắc việc đơn giản.
Power Automate cho quy trình phức tạp: phê duyệt, gửi Teams/Email, ghi log.

5.3 Định dạng cột & thẻ (JSON)

Ví dụ tô màu trạng thái:

{
  "$schema": "https://developer.microsoft.com/json-schemas/sp/v2/column-formatting.schema.json",
  "elmType": "span",
  "style": {
    "padding": "4px 8px",
    "border-radius": "12px",
    "font-weight": "600",
    "background-color": {
      "operator": "?",
      "operands": [
        { "operator": "==", "operands": [ "@currentField", "Approved" ] },
        "#e6ffe6",
        { "operator": "==", "operands": [ "@currentField", "Pending" ] },
        "#fffbe6",
        "#ffe6e6"
      ]
    },
    "color": "#333"
  },
  "txtContent": "@currentField"
}

6) Trang & Web Part – xây intranet đẹp, dễ dùng

6.1 Trang (Pages) & Tin tức (News)

Site Pages chứa các page (Home, About, Policies…).
News: bài viết thông báo; có thể promote lên hub và trang chủ intranet.

6.2 Web parts hữu ích

Hero, News, Quick Links, Events, People
Document Library, Highlighted Content (lọc thông minh theo site/hub/loại)
List, Embed, Image, Call to action
Power BI (nhúng báo cáo), Yammer/Viva Engage, Stream (on SharePoint) cho video.

6.3 Điều hướng (Navigation)

Hub navigation (mega menu) cho intranet cấp tổ chức.
Site navigation (left/top) cho site con.
Quy tắc: tối đa 2–3 tầng, nhãn ngắn, đồng nhất.

7) Quyền & Chia sẻ (Security & Sharing)

7.1 Cấu trúc quyền

Site kế thừa quyền xuống thư viện/thư mục/tệp trừ khi bạn “Stop inheriting” ở mức dưới.
Cố gắng quản lý quyền ở mức site/thư viện; hạn chế set quyền riêng từng tệp.

7.2 Chia sẻ link

Loại link:
- Specific people (được khuyến nghị)
- People in your org
- Anyone with the link (chỉ bật khi chính sách cho phép)
Tùy chọn: Chỉ xem/Chỉnh sửa, Block download, Expire date, Password.

7.3 Khách (Guests)

Bật chia sẻ bên ngoài ở tenant → site.
Mời khách qua email; gán quyền vào Visitors/Members hoặc nhóm riêng.
Định kỳ Access Review (qua Entra ID) để dọn quyền.

8) Tuân thủ & Quản trị (Compliance & Governance)

8.1 Retention & Deletion

Retention labels/policies: giữ tài liệu X tháng/năm, tự xóa sau kỳ hạn; chặn xóa khi đang giữ.
Áp dụng theo location (site/hub) hoặc dựa trên điều kiện (từ khóa, nhãn).

8.2 Sensitivity labels (nhãn nhạy cảm)

Áp cho site: kiểm soát chia sẻ bên ngoài, quyền truy cập, mã hóa.
Áp cho tài liệu: mã hóa tệp Office, kiểm soát mở/chuyển tiếp/in ấn.

8.3 DLP & eDiscovery

DLP chặn rò rỉ dữ liệu nhạy cảm (số thẻ, CMND, khách hàng…).
eDiscovery: giữ pháp lý (Legal hold), tìm kiếm, xuất dữ liệu phục vụ điều tra.

8.4 Nhật ký & kiểm toán

Audit logs (Microsoft Purview): theo dõi truy cập, chia sẻ, tải xuống, xóa.

9) Tìm kiếm & Metadata (Search)

Modern search: tự động lập chỉ mục tài liệu, trang, tin tức.
Managed Metadata (Term Store): từ điển thuật ngữ chia sẻ toàn tenant (Phòng ban, Loại hồ sơ…).
Search schema: ánh xạ cột → managed property để truy vấn nâng cao, Highlighted content lọc theo metadata.

10) Quy trình & Tự động hóa (Power Platform)

10.1 Power Automate (Flows)

Ví dụ phê duyệt tài liệu:

Trigger: When a file is created/modified trong thư viện.
Điều kiện: cột Status = “Submit for approval”.
Hành động: Start and wait for an approval → gửi Teams/Email.
Nếu Approve: đặt Status = Approved, di chuyển sang thư mục “Published”; nếu Reject: gửi lý do.

10.2 Power Apps

Biến List thành ứng dụng nhập liệu (mobile/web) cho quy trình: yêu cầu mua hàng, nghỉ phép, kiểm kê.

10.3 Power BI

Kết nối thư viện/Lists → tạo dashboard → nhúng web part Power BI.

11) Chia sẻ bên ngoài an toàn

Bật External sharing theo mức độ rủi ro (Off → New and existing guests → Anyone).
Dùng Specific people links, đặt hết hạn, chặn tải với file nhạy cảm.
Nhãn Sensitivity ở mức site có thể chặn mời khách cho site nhạy cảm.

12) Sao lưu & Khôi phục

Version history: khôi phục phiên bản cũ.
Recycle Bin: Thùng rác cấp site → Second-stage Recycle Bin (owner quản lý).
Restore library (điểm thời gian trước khi sự cố hàng loạt).
Cân nhắc giải pháp backup bên thứ ba cho yêu cầu RPO/RTO khắt khe.

13) Di trú dữ liệu (Migration)

SharePoint Migration Tool (SPMT): di chuyển từ file server/SharePoint Server sang SharePoint Online.
Migration Manager (trong admin center) để theo dõi & phân phối job.
Các bước mẫu:
1. Scan dữ liệu nguồn (kích thước, quyền, loại file).
2. Làm sạch: bỏ file rác, chuẩn hóa tên, dẹp thư mục lồng nhiều tầng.
3. Thiết kế IA đích (site, thư viện, metadata, content types).
4. Pilot nhóm nhỏ → Cutover/Staged toàn bộ.

14) Giới hạn & hiệu năng (thiết kế để không “đâm ngưỡng”)

List view threshold: thiết kế view được lập chỉ mục; lọc theo cột Indexed để tránh lỗi ngưỡng.
Kích thước tệp: hỗ trợ tệp rất lớn (hàng trăm GB); tránh chèn file database “sống”.
Số item: thư viện có thể chứa rất nhiều item; hãy tổ chức theo năm/quý/dự án, thêm cột + View thay vì 1 thư mục “khổng lồ”.
Tên đường dẫn: giới hạn tổng độ dài đường dẫn/tên file – giữ ngắn gọn, không ký tự lạ.
Hình ảnh/Video: dùng Stream (on SharePoint) hoặc CDN cho trải nghiệm tốt hơn.

15) Mẫu kịch bản triển khai (best practices)

15.1 Intranet công ty

Communication site làm trang chủ → Hero + News + Quick Links + Events + People.
Mỗi phòng ban: Communication/Team site associate vào Hub Intranet.
Tin tức được roll-up lên trang chủ bằng News web part từ nhiều site.

15.2 Kho tài liệu chuẩn ISO/Policy

Thư viện Policies với content types (Policy, SOP, Form).
Bật Content approval, Major/Minor; metadata: Bộ phận, Phiên bản, Ngày hiệu lực.
Flow phê duyệt + Publish → Highlighted Content hiển thị phiên bản hiệu lực.

15.3 Quy trình nghỉ phép/đề nghị mua hàng

List: Request, cột (Requester, Manager, Amount, Status).
Power Automate: tạo Approval; ghi log, gửi Teams/Email; cập nhật Status.
Power Apps: màn hình nhập liệu mobile cho nhân viên.

16) Checklist khởi tạo SharePoint cho doanh nghiệp mới

Tuần 1–2: Thiết kế

Xác định Hub & Spoke, loại site.
Quy tắc đặt tên, quyền sở hữu site, quy ước URL.
Danh mục content types, term sets (Term Store).
Chiến lược sharing & guest access.

Tuần 3–4: Thi công

Tạo hub & site; theming, navigation.
Tạo thư viện, cột, view, content types; bật versioning/approval.
Trang chủ intranet, News, Quick links; quyền (Owners/Members/Visitors).
Chính sách retention, sensitivity, DLP cơ bản.

Tuần 5–6: Di trú & tự động hóa

Di trú pilot → tối ưu IA → triển khai rộng.
Xây Power Automate cho quy trình chính.
Đào tạo end-user + tài liệu hướng dẫn.

Vận hành liên tục

Rà soát quyền định kỳ (Access review).
Kiểm tra tuân thủ (Retention, DLP, Audit).
Đo lường adoption, cải tiến trang chủ, nội dung.

17) Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1) Có nên dùng “subsite” không?
→ Không khuyến nghị. Dùng site độc lập + hub để linh hoạt phân quyền, backup, điều hướng.

2) Nên dùng thư mục hay metadata?
→ Dùng metadata + view làm chính; thư mục ở mức 1–2 tầng tối đa.

3) Làm sao kiểm soát chia sẻ “ra ngoài”?
→ Quy định ở mức tenant → site, dùng Specific people link, hạn sử dụng, block download, Sensitivity label chặn mời khách cho site nhạy cảm.

4) Mất tài liệu có khôi phục được không?
→ Có Version history, Recycle Bin (gồm cấp 2), và Restore this library theo mốc thời gian.

5) Tối ưu tìm kiếm thế nào?
→ Dùng cột bắt buộc, Term Store, view theo metadata; tùy chỉnh search schema nếu cần.

18) Mẫu SOP ngắn cho chủ site

Trước khi tạo thư viện/danh sách: xác định mục tiêu, cột, quyền.
Mọi nội dung công khai: phải có owner, metadata, versioning.
Tin tức: theo mẫu có hình đại diện, gắn tags; dùng News digest hàng tuần.
Quyền: cấp vào nhóm, không cấp user lẻ; định kỳ review 3–6 tháng.
Chia sẻ ngoài: chỉ khi cần thiết, dùng Specific people và đặt hết hạn.
Dọn dẹp: view lọc “cũ > 2 năm”, áp retention phù hợp.

19) Lỗi thường gặp & cách xử lý nhanh

Không xem được nhiều mục (lỗi ngưỡng): Tạo index cho cột lọc, chia nhỏ thư viện/years, View có điều kiện.
File bị khoá chỉnh sửa: Kiểm tra check-out, hoặc đóng ứng dụng đang giữ phiên.
Đường dẫn quá dài: rút gọn tên thư mục/tệp; tránh ký tự đặc biệt.
Tin tức không hiện ở trang chủ: Kiểm tra News web part source (Hub/This site), quyền người xem.
Khách không truy cập được: Kiểm tra bật external sharing ở tenant/site; dùng Specific people; khách cần xác thực email.

20) Kết luận

SharePoint Online là nền tảng mạnh mẽ để xây dựng hệ sinh thái cộng tác – quản lý tài liệu – truyền thông nội bộ. Thành công nằm ở kiến trúc thông tin, quyền & tuân thủ rõ ràng, và trải nghiệm người dùng đơn giản. Hãy bắt đầu từ Hub & Spoke, metadata chuẩn hóa, web part phù hợp, và tự động hóa những quy trình lặp lại bằng Power Automate.

Để lại thông tin của bạn